話をわかりやすく簡潔に伝える方法を具体的に５つのステップで解説します。
皆さんはこんな経験で悩んでいると思います。
✔上司から「何が言いたいのかよく分からない」とか「結論から先に言え！」と注意されたことがある。
✔お客さんにプレゼンしていても、『伝わってないなぁ』と感じることが多い。
✔就活面接でテンパってしまって回答がしどろもどろになってしまう。
✔すぐ緊張してしまうので、いざというときに言いたいことの半分も伝えられない。
✔友人と話してて、「アレ？何言おうとしたんだっけ？？」という会話がよくある。
この記事では「わかりやすく伝えること」に悩んでいる皆さんのために、今日から意識して改善できる「わかりやすく伝える方法」を具体的に書きました。
社会人はもちろんですがオフィシャルな会話やビジネスシーンに不慣れな学生にもすぐ活用ができるように具体例を豊富に書いてますので、就活面接などにも生かしてください。
おしながき
わかりやすく伝える「型」がある。
✔わかりやすく伝える話し方には「型」がある。
✔一番おススメな型が「PREP法（プレップ法）」。
✔すべて「PREP法」にあてはめれば劇的にわかりやすく伝えられる。
✔「PREP法」はいろんなパターンに応用が可能。
✔一度覚えれば一生使える超有効なスキルになる。
ビジネスシーンや就活などで相手にわかりやすく伝えるためには「王道の型」があります。その代表格が「PREP法」と呼ばれる型になります。PREP法の流れを示したのが以下のフローになります。
PREP法の流れはシンプルです。
①Point（要点のこと。まず結論を話す）
②Reason（理由や根拠のこと。①の結論となった根拠を話す）
③Example（事例のこと。①と②で述べたことを相手により理解してもらうために事例を出して話す）
④Point（まとめとしてもう一度①と同じ結論を話す）
の４つの流れを守ることが重要になります。
ここで２つの例文を出したいと思います。どちらがわかりやすい内容か見比べてください。
上司：〇〇さんってパワーポイントって使える？重要客先のA社への企画書作りたいんだけど俺苦手でさぁ・・・
自分：私、以前働いていた会社で営業企画室にいたんです。そこでよく経営会議資料とか作っていました。経営陣は経営判断をするときに、その周辺のマーケット状況なんかも知りたがるんですよね。そういったわかりやすい資料を作ることでパワポ操作も鍛えられました。今ではお手のものなので何でもご相談ください！
上司：〇〇さんってパワーポイントって使える？重要客先のA社への企画書作りたいんだけど俺苦手でさぁ・・・
自分：はい、使えます。なぜなら前の職場で営業企画室に所属していて、経営会議資料を作っていたからです。たとえば、マーケット分析用の資料を準備したり、経営判断を仰ぐ重要な稟議企画書などもしょっちゅう作っていました。なのでパワポはお手のものですよ！
どちらがわかりやすかったでしょうか？
多くの読者は②がわかりやすいと感じるはずです。そうです、②の回答がPREP法を用いた説明です。
見てわかるとおり、PREP法の型をしっかりを覚えれば劇的にわかりやすい話し方ができるようになるので、上司・客先やプライベートでのコミュニケーションに悩まなくなります。
また学生の皆さんは就活で成功することはもちろんのこと、ここで一度「型」を学んでしまえばずっと応用が利くので、社会人になってからも他の同期たちより一歩リードすることができます。
では一つ一つ具体的にみていきましょう！
話をわかりやすく簡潔に伝える５つのステップ
では、PREP法を使った話をわかりやすく簡潔に伝える方法を５つのステップに分けて説明していきましょう。
＜ステップ１＞整理する
質問をされたら一瞬立ち止まって考え、以下のことを意識しましょう（PREP法に入る前準備）。
✔「結論（自分の答え）」を考える。
✔次になぜそう思ったのか「根拠」を考える。
✔「結論」と「根拠」が整理できてから発言する。
✔日頃の会話の中で「結論」と「根拠」を瞬時に整理する訓練をする。
✔「結論」と「根拠」が思い浮かばなければ「整理できていません」という回答もあり。
例えば、上司からこんな質問を受けました。
「〇〇君、次年度の営業施策として何か考えていることってある？」
ここで整理することは以下のことです。
・質問に対する結論 or 自分の考えは？→未開拓なA社にアプローチしたい。
・そのように考えた根拠は？→A社は当課が担当する中でダントツの大企業であるにもかかわらず全く手がつけられていないから。
例えば、就活の面接官からこんな質問を受けました。
「〇〇さんは、学生時代に一生懸命取り組んだこととして"ラグビー"と書いてますが、これからの自分の人生においてラグビーがどのように生きてくると思いますか？」
ここで整理することは以下のことです。
・質問に対する結論 or 自分の考えは？→諦めずに頑張ればいつか活躍できる日がやってくることを学んだ。
・そう感じた根拠は？→大学入学の段階で同級生は全員ラグビー経験者であり素人は僕だけだった。なので追いつくために人一倍練習したし、頭もたくさん使った。結果、最終年度にはレギュラーを勝ち取った。
質問を受けて何も考えずに思ったことを口走るのではなく、まず考えて整理しなければなりません。なぜなら何事もまず頭で整理しないと文章時代が作れないからです。また、ただ単に思ったことを口にする思慮が浅い人間と思われるからです。
慎重な人やノーベル賞を受賞した著名な学者さん等は、言葉を発する前にしっかり考えています。考えて整理することはとても重要なのです。
ただ整理する作業は訓練すれば瞬時にできるようになります。就活面接は一期一会なので瞬発力や機転も求められますが、聞かれる質問はある程度想定できるので整理はさらに素早くできます。
また日常のビジネスシーンにおいては、上司から意表な質問を受けることもあります。考えを整理するのに時間がかかりそうな場合は、「ちょっと整理できないので、改めて回答させてもらってもいいですか？」とはっきり伝えましょう。軽々しくその場のノリで回答するよりも、"慎重で確実な人間"という印象を与えることができます。
＜ステップ２＞まず「結論」を述べる（PREP：Point）
✔必ず「結論」を先に話すこと。
✔「YES」「NO」で聞かれている場合は、まず「YES」「NO」で答える。
✔「結論ですが」を口グセにしてしまう。
上司：〇〇君、次年度の営業施策として何か考えていることってある？
自分：はい。結論としてまだ未開拓なA社へのアプローチを強めたいと思っています。・・・・・・
面接官：〇〇さんは、学生時代に一生懸命取り組んだこととして"ラグビー"と書いてますが、これからの自分の人生においてラグビーがどのように生きてくると思いますか？
自分：はい。結論ですが、目の前のことを諦めずに頑張ればいつか活躍できる日が来るということを学びました。・・・・・・
PREP法では、まず結論を端的に述べることです。ここで相手の主張がわかります。
質問に対して「YES」なのか「NO」なのか、良い話なのか悪い話なのか。冒頭に自分の主張をはっきりと伝えれば質問者の頭の中がしっかり整理されます。これがわかりやすさを生み出す大きなポイントになります。
このように質問者や相手の頭の中を一つ一つ整理してあげて進めることが大事になるのです。
＜ステップ３＞続けて「根拠」を述べる（PREP：Reason）
✔「結論」を話したら「理由・根拠」を繋げる。
✔「なぜなら」「その根拠は」を口グセにしてしまう。
✔文の終わりは「～だからです。」で終わるようにする。
上司：〇〇君、次年度の営業施策として何か考えていることってある？
自分：はい。結論としてまだ未開拓なA社へのアプローチを強めたいと思っています。その根拠は、A社はうちの課が担当する中でダントツの大企業であるにもかかわらず全く手を付けられていません。このマーケットに手を入れてないのは正直もったいないと感じているからです。
面接官：〇〇さんは、学生時代に一生懸命取り組んだこととして"ラグビー"と書いてますが、これからの自分の人生においてラグビーがどのように生きてくると思いますか？
自分：はい。結論ですが、目の前のことを諦めずに頑張ればいつか活躍できる日が来るということを学びました。なぜなら、大学のラグビー部に入部した同期の中で未経験者は私だけだったので人一倍練習しました。またそれでは足りないと思ったので、必死に頭も使って練習を重ねた結果、レギュラーを勝ち取ることができたからです。
PREP法では、「結論」に続けて必ず「理由・根拠」を述べなければなりません。なぜなら、「理由・根拠」が続かないと「結論」自体に重みやインパクトを植え付けることができないからです。
上の例文でも「結論」と「理由・根拠」が続いているので主張が明確になっています。
このように話すことができれば、質問者はクリアに理解することができ、その後の流れがスムーズになるのです。
＜ステップ４＞わかりやすい「事例」で相手にイメージをさせる（PREP：Example）
ここでは「結論」⇒「根拠」と繋いだ後の「事例」について説明します。
✔リアリティある事例を題材にあげることが大事。
✔事例があると、結論と根拠がより説得力あるものに伝わる。
✔個性が光るところなので、自分なりの苦労やこだわりをにじませること。
✔例えがズレないように注意する。
✔「例えば・・・」を口グセにしてしまう。
＜ステップ③からの続き＞
上司：なるほど。具体的にはどうやってA社にアプローチするつもり？
自分：例えば、A社は現在業界自体が好調で人手不足の解消が急務と聞いています。その問題にフォーカスしてアプローチをかけたいと思います。たまたま私の知人がA社で人事担当をしているので、当社と親密な人材派遣会社B社を結び付けたいと思っております。・・・・・・
＜解説＞
上司からの問いかけに対し、わかりやすい事例を示して自分の考えを述べています。
＜ステップ③からの続き＞
面接官：人一倍練習をするとは具体的にどんなことをしたのですか？
自分：例えば、うちのチームは実践練習ばかりで基礎トレーニングはしておりませんでした。しかし最新のラグビーメソッドを調べたところ筋力トレーニングが非常に重要ということが分かりましたので、練習後いつも基礎トレーニングを１時間していました。結果、タックルなどで力負けすることがなくなり劇的に効果を感じることができました。
＜解説＞
しっかり"例えば"から始まっていますね。また事例にも本人の個性を感じられます。私が就活の面接官だったら「この人は探求心があって粘り強い人間なんだな。」という印象を持ちます。
一つ注意したいのは、事例や例えがズレないようにすることです。頭に思い浮かんだことが「微妙にズレているな・・・」と感じた場合はあえて話す必要はありません。客観性も必要ですので考えながら発言をしていきましょう。
＜ステップ５＞最後に「結論」で締めくくる（PREP：Point）
✔最後に改めて「結論」を出して締めくくること。
✔「よって～」「結論～」を口ぐせにしてしまう。
＜ステップ④からの続き＞
自分：例えば、A社は現在業界自体が好調で人手不足の解消が急務と聞いています。その問題にフォーカスしてアプローチをかけたいと思います。たまたま私の知人がA社で人事担当をしているので、当社と親密な人材派遣会社B社を結び付けたいと思っております。なので、私はA社を開拓すべきだと思います！
上司：そんな人脈があったんだね。早速アプローチしてみよう！
＜ステップ④からの続き＞
自分：例えば、うちのチームは実践練習ばかりで基礎トレーニングはしておりませんでした。しかし最新のラグビーメソッドを調べたところ筋力トレーニングが非常に重要ということが分かりましたので、練習後いつも基礎トレーニングを１時間していました。結果、タックルなどで力負けすることがなくなり劇的に効果を感じることができました。なので私の結論は、諦めずに頑張ればいつか報われる日が来る、ということなんです！
PREP法の最後は、冒頭で述べた結論を最後にもリピートすることです。これで文全体の主張がまとまります。
このPoint⇒Reason⇒Example⇒Pointを意識すれば、すぐにでも話をわかりやすくすることができるのです！
さらにわかりやすく伝える奥義を２つ
前述のPREP法に加えて、さらに話をわかりやすく伝えるとっておきの奥義を２つ教えちゃいます。
＜その１＞余計なことは省く
✔相手には本質だけが伝わればいい。
✔極力、修飾語は省くようにしよう。
✔回答時間は簡潔に１分以内で話すこと。
面接官：
〇〇さんご自身の長所やアピールポイントを教えてください。
自分：
はい。それは行動力です。なぜなら私は好奇心が旺盛なため、まず行動して実践することを基本と考えています。行動すると多くの失敗もしますがそれも財産です。失敗をしたら再発防止をすればいいわけですし、何よりも得難い「生きた情報」を仕入れることができました。よってこれからも行動力を私の基本理念としたいと思っています！
＜解説＞
一つ一つの文章が短く、端的に結論と根拠を述べているので非常にわかりやすい。また無駄な修飾を省くと、魅力的に話をするための「落とし穴」を作り易くなります。落とし穴の作り方については後述します。
面接官：
〇〇さんご自身の長所やアピールポイントを教えてください。
自分：
それは好奇心と行動力があることです。今の世の中情報や噂が飛び交い正しいと事実と異なることの選別が難しい時代となっています。そんな中私はもともと好奇心が旺盛なため、気になる情報があれば実際調べて行動して見てみないと満足しません。行動には多くの失敗も伴いますし、私も数えきれないほどの失敗をしてきました。ですが、好奇心と行動力はこれから必要な力だと思ってますし、何事にもひるまずチャレンジして、元気はつらつとした社会人になっていきたいと考えています！
＜解説＞
中身はまともなことを言っているが結論と根拠の間が長く間延びしており、何が言いたいのかわかりにくい文章となっている。良い事例のように話をコンパクトにまとめ、主張したいところをはっきりさせ、落とし穴をつくるなどの手法を用いたいですね。
＜その２＞数を示す
✔回答が複数ある場合は、冒頭で数を示すこと。
✔冒頭で数を示したら、回答ごとに「まず１つ目は」「次に」「最後に」と案内をすること。
上司：君はこの問題に対してどう思う？
自分：はい。結論ですが、解決方法として３点あると思います。１つ目は商品Aの増産をすること、２つ目は現在ストップしている製造ラインBを再開させること、３つ目は人員を増やすこと。このいずれかだと思います。
上司：うん、なるほどね。その理由は？
自分：１つめの理由として・・・
このように複数の回答を持ち合わせているときは、冒頭にその数を示して上司の頭の中を整理してあげます。最初に「解決方法は３つあります」と言えば、３つの回答を聞き終わるまで上司にはしっかり聞いてもらえます。
これが冒頭で数を示さず回答を話し始めてしまうと、上司は「おいおい、いつまで続くんだ？？」と考え不安にさせてしまうのです。
できるビジネスマンやコミュ力が高い人は、日常会話の中で頻繁に数を示して相手の頭を整理してあげながら良質なコミュニケーションをとっているのです。
さらに魅力的に伝える奥義１つ！
話に"落とし穴"をつくる。
魅力的に伝える奥義をお伝えします。それは「話に落とし穴をつくる」という奥義です。
この落とし穴戦法は、就活などの一発勝負のときに特に有効です。
一見高度なテクニックに見えますが慣れてしまえば誰にでもできますし、相手に与えるインパクトが大きくなります。ちなみに筆者はこれが得意です(笑)
✔あえて触れて欲しいところを曖昧にして「落とし穴」をつくる。
✔相手をその「落とし穴」に誘導する。
✔自分なりの個性が光る回答を必ず準備しておく。
就活で「以下の点を強調したい」とします。
『海外の有名なラグビーコーチの指導ビデオを購入し、何回も観て最新の戦術やテクニックを繰り返し練習した。またそのスキルを練習に導入して「あいつは研究している」と思わせ周りの目を変えた。』⇒これを「頭を使った」と曖昧な表現に変換する。
面接官：〇〇さんは、学生時代に一生懸命取り組んだこととして"ラグビー"と書いてますが、これからの自分の人生においてラグビーがどのように生きてくると思いますか？
自分：
はい。結論ですが、目の前のことを諦めずに頑張ればいつか活躍できる日が来るということを学びました。その根拠として、大学のラグビー部に入部した同期の中で未経験者は私だけだったので人一倍練習しました。またそれでは足りないと思ったので、必死に頭も使って練習を重ねた結果、レギュラーを勝ち取ることができました。
面接官：
"必死に頭を使って練習した"とは具体的にどういうことをしたのですか？
自分：
はい。レギュラーを勝ち取るためにはリーダーシップを発揮しなければなりません。まずは知識では負けないように海外の有名なコーチの指導ビデオを購入し擦り切れるくらい観て頭に叩き込みました。またそのメソッドを練習に取り入れたり、局面でアドバイスしたりして、周りからの信頼を得るように努めました。結果レギュラーにもなれましたし、ゲームキャプテンを任されるようになりました。
面接官：
ほう。なるほど・・・。
面接官：
〇〇さんご自身の長所やアピールポイントを教えてください。
自分：
はい。それは行動力です。なぜなら私は好奇心が旺盛なため、まず行動して実践することを基本と考えています。行動すると多くの失敗もしますがそれも財産です。失敗をしたら再発防止をすればいいわけですし、何よりも得難い「生きた情報」を仕入れることができました。よってこれからも行動力を私の基本理念としたいと思っています！
面接官：
何よりも得難い「生きた情報」ってどんな情報を入手できたのですか？？（何だろう、聞いてみたい！）
「落とし穴をつくる」ということのイメージが湧きましたか？
自分がアピールしたいところをあえて曖昧にして、そこに面接官を誘い込む・・・こういう話し方ができると面接官に与えるインパクトがものすごく大きくなります。
この"落とし穴をつくる手法"は訓練すればコツが身についてきます。就活など一発勝負で面接官への印象付けが大事になるときは、この"落とし穴をつくった話し方"ができるかどうかで結果を大きく変えることができるのです。
ぜひ事例を参考に落とし穴を使った話し方ができるよう練習してみてください。
ダルい場所をよき練習場とする。
わかりやすく伝える方法と魅力的に伝える奥義をそれぞれ説明しましたが、理解だけではなく実践することが何より大事です。ではどんなところで練習すればいいのでしょうか？？
✔ビジネスマンは会議や上司とのランチ、飲み会などを活用して練習しよう。
✔学生はバイトやゼミの場で練習しよう。
✔繰り返し試して徹底的に身体に叩き込もう！
付き合いのダラダラした飲み会はイヤなものです。ですが、トークの練習ができる場と考えれば有効になりませんか？
２時間くらい上司とフランクに話をする中で、自分の意見を「結論」「根拠」「事例」「落とし穴」を使って意識してコントロールしてみてください。すごく良い練習の場になります。どうしても飲みがイヤだったらランチもすごく有効ですよ！
あなたが学生で塾や飲食店のバイトをしているのであれば、そのバイト先が絶好の練習の場となります。塾講師として説明するは、「この問題の結論は～」「その根拠は～」「例えばこんな事例があります～」などを口グセにして生徒に説明してください。分かりやすさが抜群に向上すると思います！
身近なところに練習場があります。身近なところに練習できるところは無いか周りに目を向けて積極的にトライしてみてください。
（まとめ）「わかりやすく伝えること」の本質は相手の立場に立つこと
わかりやすく伝える方法についての解説いかがでしたでしょうか？？
コミュニケーションには正解がなく問題の解決は非常に難しいものです。ですが、わかりやすく伝えることの「本質」は、相手の立場になって話をすることなんです。相手目線で物事を考えられるか、相手が聞きたいと思うことにしっかり補足ができるか、そういったことがわかりやすい伝え方につながるのです。
またわかりやすく伝えるということは、ビジネスや人間関係の本質につながります。
なぜならビジネスの本質は相手目線で悩みや問題を解決することだからです。人間関係も相手目線で悩みや問題を解決することができれば誰よりも必要とされる人間になれるからです。
もし今皆さんがわかりやすく伝えることができていないと感じるならば、まずは本記事に書かれているわかりやすく簡潔に伝える方法を実践してみてください。この話し方がマスターできれば、きっと世の中の見え方が一段と変わってきますよ！
お付き合いいただきましてありがとうございました。
